સેક્રેટરીની ફરજો શું છે?

સેક્રેટરીની સત્તાવાર ફરજો સ્પષ્ટપણે વ્યાખ્યાયિત કરવા માટે, તે જાણવું જરૂરી છે કે કોણ કોની વાત કરે છે. છેવટે, આ પોસ્ટ અનેક ખૂણામાં જોઈ શકાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, સચિવ-ડિરેક્ટર એ ઓફિસ કર્મચારી તરીકે, સેક્રેટરી જનરલ એક સંસ્થાના વડા (વડા) તરીકે, સિવિલ સર્વિસ તરીકે સેક્રેટરી ઑફ સ્ટેટ, એક રાજદ્વારી વ્યક્તિ તરીકે સેક્રેટરી, એક કર્મચારી તરીકે વડા સચિવ અને અન્ય વિકલ્પો. મોટેભાગે, આ પોસ્ટનો ઉલ્લેખ કરતા, તેનો મતલબ એવો થાય છે કે એક કર્મચારી જે એન્ટરપ્રાઈઝના ડિરેક્ટર તરીકે કાર્યો (સૂચનાઓ) તેમજ તેના માળખાકીય એકમોના વ્યક્તિગત મેનેજર્સ તરીકે કામ કરે છે. તે તારણ આપે છે કે આ કિસ્સામાં સેક્રેટરીની સત્તાવાર ફરજોને સંસ્થાકીય અને તકનિકી મુદ્દાઓને ઉકેલવા માટે એક ઓર્ડર ચલાવવા માટે ઘટાડવામાં આવે છે.

સચિવે શું જાણવું જોઇએ અને શું કરવું જોઈએ

સેક્રેટરે નીચેના કાર્યો દૈનિક ધોરણે કરવા જોઈએ:

1. અવેક્ષકને પ્રસારિત કરવા માટે સહકર્મચારીઓ પાસેથી માહિતી મેળવો.
2. ટેલિફોન કમ્યુનિકેશન મેનેજરને ગોઠવો. તેની ગેરહાજરીમાં, માહિતી લો, અને પછી ડિરેક્ટરના ધ્યાન પર લાવો.
3. ટેલિફોન સંદેશાઓનો રેકોર્ડ સ્વીકારો અને રાખો.
4. માથાના સામાન્ય કાર્ય માટેની પરિસ્થિતિઓ બનાવવા માટે: ઓફિસ પુરવઠા અને ઓફિસ સાધનો માટેની જરૂરિયાતનું નિરીક્ષણ કરવું.
5. ઉત્પાદન સભાઓ અને બેઠકોની સંસ્થામાં સહાય કરો. સહભાગીઓને ઇવેન્ટની તારીખ, સ્થળ અને સમય લાવો. આવશ્યક સામગ્રી ભેગી કરો, તે હાજર રહેલા હાજરીની ખાતરી કરો અને મીટિંગના મિનિટ્સ રાખો.
6. એન્ટરપ્રાઈઝમાં ઓફિસનું કામ કરવા. આવું કરવા માટે, સચિવને પ્રાપ્ત થવું જોઈએ, આવતા પત્રવ્યવહારને વ્યવસ્થિત કરવું અને મેનેજમેન્ટને આગળ મોકલો. પછી સૂચિ હેઠળ વહીવટકર્તાઓને દસ્તાવેજો સ્થાનાંતરિત કરવા માટે લાગુ વિઝાના આધારે. સેક્રેટરીની ફરજોમાં તેમના અમલના અભ્યાસક્રમ, સમય અને પરિણામ પર નિયંત્રણનો સમાવેશ થાય છે.
7. પ્રિન્ટિંગ અને ડુપ્લિકેટિંગ દસ્તાવેજો પર કાર્ય કરો.
8. મુલાકાતીઓના રિસેપ્શનને કંપનીના વડાને ગોઠવો અને, જો શક્ય હોય તો, મુદ્દાઓના ઝડપી રીઝોલ્યુશન માટે શરતો બનાવો.

સેક્રેટરીની આ સરળ સરકારી ફરજોને પૂર્ણ કરવા માટે, કર્મચારીને ખબર હોવી જોઇએ:

• એન્ટરપ્રાઈઝ અને તેની માળખાકીય પેટાવિભાગોના સંચાલનની સંપૂર્ણ રચના;
• ચાર્ટ, સ્ટાફ અને સંગઠનનું માળખું, તેની પ્રોફાઇલ, વિકાસની સંભાવનાઓ અને વિશેષતા;
• રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ યોગ્ય વર્તન માટે નિયમનકારી દસ્તાવેજો;
• ઓફિસ સાધનો અને સંદેશાવ્યવહાર અર્થના ઉપયોગ માટેના નિયમો;
• બીટીડબલ્યુ, ઓટી, આગ સલામતી અને ઔદ્યોગિક સ્વચ્છતાના નિયમો;
• કાર્યસ્થળે કામના સંગઠનનાં નિયમો;
• સામાન્ય અને કાનૂની કૃત્યો, ઓર્ડર, રિઝોલ્યુશન્સ, આયોજન, હિસાબ અને કામકાજનું ગુણવત્તા સંચાલન માટેના આદેશો.

કારકુનની વિશિષ્ટતા

જો તે વધુ વિશિષ્ટ, સાંકડા વિશિષ્ટતાના પ્રશ્ન છે, તો પછી પરિસ્થિતિ થોડી અલગ છે. ઉદાહરણ તરીકે, ક્લાર્કલ સેક્રેટરીની સત્તાવાર ફરજો લો . પોસ્ટના શીર્ષકમાં, કાર્યના પાસાને સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત કરવામાં આવે છે. સામાન્ય રીતે દરેક એન્ટરપ્રાઇઝમાં સત્તાવાર સૂચના છે, જેમાં રેકોર્ડિંગમાં વિશેષજ્ઞના નિર્દેશો દર્શાવે છે. જો ત્યાં કોઈ સૂચના ન હોય, તો પછી તેને બનાવવા વધુ સારું છે. આ કરવા માટે, લાયકાત માર્ગદર્શિકા નો ઉપયોગ કરો, જે આશરે નમૂનાઓ ધરાવે છે. આ પછી, ચોક્કસ સંસ્કરણ માટે પ્રમાણભૂત સંસ્કરણને અંતિમ સ્વરૂપ આપવું જોઈએ, અને તે વિશેષતાઓ અને આંતરિક સુવિધાઓને ધ્યાનમાં લેશે. સામાન્ય રીતે, સેક્રેટરી-ક્લર્કની ફરજો સ્પષ્ટપણે ત્રણ મુખ્ય ક્ષેત્રોમાં હોવા જોઈએ:

1. પત્રવ્યવહાર સાથે કામ કરો. રિસેપ્શન, તે આધુનિક રીતે અને સમયસર રવાનગીમાં પ્રક્રિયા કરી રહ્યું છે.
2. આંતરિક દસ્તાવેજીકરણનું યોગ્ય જાળવણી
3. રજિસ્ટ્રેશન, સિક્યોરક્પીંગ માટે આર્કાઇવ માટે દસ્તાવેજોનું સખત હિસાબ અને ટ્રાન્સફર.

રિવર્ટ્સના કામની લાક્ષણિકતાઓ

કેટલાક સાહસોમાં, આવી પોસ્ટ રજૂ કરવામાં આવે છે, જેમાં વિશાળ જવાબદારીઓનો સમાવેશ થાય છે: "મદદ ડેસ્ક" થી "સહાયક નિર્દેશક" સુધી. આવા નિષ્ણાત પાસે વિશાળ શ્રેણીની જ્ઞાન હોવી જોઇએ અને પરિસ્થિતિનો સારો આદેશ. સત્તામાં વધારો સાથે જોડાણમાં રિપોર્ટરના સેક્રેટરીની સત્તાવાર ફરજો સહેજ વિસ્તૃત થઈ છે. સામાન્ય રીતે, આ સેક્રેટરીની સામાન્ય નોકરી છે, પરંતુ શબ્દ "રેવરેક્ચર" પ્રમાણભૂત સૂચિમાં કેટલાક ઉમેરા બનાવે છે. ખાસ કરીને, સેક્રેટરી-સમીક્ષક સ્વતંત્ર રીતે ચોક્કસ મુદ્દાઓ પર મુલાકાતીઓ મેળવી શકે છે. ચોક્કસ માહિતી ધરાવતો, તે પોતાના નિર્ણયો લેવા સક્ષમ છે. વધુમાં, સંસ્થાના આર્થિક પ્રવૃત્તિઓ (એન્ટરપ્રાઇઝ) ને લગતા માથાના જવાબદાર કાર્યોનું દિગ્દર્શન કરવામાં આવે છે. કેટલીકવાર સેક્રેટરી-રેવીક્ચર કર્મચારી રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટની જાળવણી માટે જવાબદાર છે. આ ત્યારે જ કરવામાં આવે છે જ્યારે કામની કુલ રકમ તમને વધારાની ફરજો કરવા દે છે.